Eliminação de Documentos

Contatos

Orientações Tabela de Temporalidade e Eliminação

Coordenação de Gestão Documental

Telefone:(51) 3289-1691

E-mail: smapsiarq@portoalegre.rs.gov.br

Instagram: @siarqportoalegre

 

Orientações recolhimento para guarda permanente

Arquivo Histórico Moysés Vellinho

Telefone: (51) 3289.8282

E-mail: arquivohistoricopoa@portoalegre.rs.gov.br

A partir da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigente pode se eliminar aqueles com destinação eliminação.

Aplicar TTD garante otimização e organização de espaço físico e evita acúmulos desnecessários em depósitos, gerando economia de recursos.

Documentos de prazo de guarda permanente possuem caráter histórico e não deverão ser eliminados em nenhuma hipótese.

ATENÇÃO: A eliminação de documentos precisa ser validada e autorizada obrigatoriamente pela Coordenação de Gestão Documental. 

Manual de gestão documental

O Manual de gestão documental foi elaborado visando informar e orientar sobre a Gestão Documental na Prefeitura de Porto Alegre.

É um instrumento de trabalho que orienta os órgãos municipais a colocarem em prática os procedimentos de gestão documental já validados pelos colegiados do SIARQ/POA, esclarecendo as principais dúvidas dos servidores com relação aos documentos.

Listagem de eliminação publicadas pela CGD/SMAP

Listagem 001-2012

Listagem 002-2012

Listagem 001-2013

Listagem 002-2013

Listagem 001-2014

Listagem 002-2014

Listagem 003-2014

Listagem 001-2015

Listagem 002-2015

Listagem 003-2015

Listagem 001-2016

Listagem 002-2016

Listagem 001-2017

Listagem 001-2018

Listagem 001-2019

Listagem 001-2021

Listagem 002-2021

Listagem 003-2021

Listagem 004-2021

Listagem 005-2021

Listagem 001-2022

Listagem 002-2022

Listagem 003-2022

Listagem 004-2022

Listagem 005-2022

Listagem 001-2023

Listagem 002-2023

Listagem 003-2023

Listagem 004-2023

Listagem 005-2023

Listagem 006-2023

 

Perguntas frequentes

Quanto tempo depois de publicar eu posso eliminar os documentos?

Após 30 dias da data da publicação, caso não haja busca a esses documentos, poderão ser encaminhados para fragmentação.

 

Eu posso colocar os documentos na lixeira comum ou incinerar?

Não recomenda-se incinerar por questões ambientais e possíveis sinistros. 

Os documentos oficiais devem ser fragmentados por entidade especializada. 

 

E se alguém solicitar documentos depois de eliminar, como faço?

A Tabela de Temporalidade de Documentos regulamenta a eliminação e a torna legal. Para justificar eliminações, utiliza-se o controle de editais e listagens publicadas. 

 

Quais informações eu preciso ter para publicar um edital?

É preciso saber a classificação de documentos e a quantidade em metros lineares. 

 

Como calcular metro linear?

Esse cálculo depende da forma que os documentos estão armazenados. 

Recomenda-se as Orientações para mensuração de documentos textuais publicada pelo Arquivo Público do Estado do RS.

 

Preciso publicar eliminação de cópias?

Não é necessário publicar eliminação de cópias simples.

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