Sistema de Arquivos de POA

Contatos

Unidade de Assessoramento de Arquivo (UASA)

Telefone:(51) 3289-1691

E-mail: smapsiarq@portoalegre.rs.gov.br

Segundo a Lei Federal Nº 8159 de 1991 é dever do Poder Público a gestão e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Essa mesma Lei traz o conceito de gestão documental que é o conjunto de atividades que tratam da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos até sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Com objetivo de atender a legislação federal, o Decreto Municipal nº 16.798 de 2010, instituiu o Sistema de Arquivos de Porto Alegre (SIARQ/POA), com o objetivo de promover a integração dos arquivos existentes no Município, além de racionalizar e padronizar a produção documental, assegurar a proteção e a preservação da documentação, facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público e normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do uso de novas tecnologias e estabelecer a política de identificação dos documentos privados de interesse público e social do Município.

É por meio da implementação e gerenciamento do Sistema de Arquivos de Porto Alegre (SIARQ/POA) que a gestão documental é ampliada no âmbito de toda a Prefeitura.

Sua estrutura é composta pelo Comitê Gerencial, pelo Órgão Gestor e pelos Órgãos Executivos.

Comitê Gerencial

Tem as seguintes competências:

I – estabelecer a política e diretrizes para a gestão documental na Administração Municipal;
II - propor ações estratégicas para o aperfeiçoamento e a implantação da política de gestão documental no Município;
III - atuar como instância decisória da política arquivística municipal;
IV - coordenar, criar condições e definir responsabilidades com relação à implementação da política arquivística municipal;
V - estimular a disponibilização de recursos financeiros e humanos necessários para a concretização das políticas de gestão documental;
VI - propor a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de gestão documental;
VII - coordenar, apoiar, articular e avaliar as ações propostas pelo Órgão Gestor e/ou pelos demais membros do Comitê;
VIII - elaborar alternativas de legislação ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da gestão documental do Município;
IX - elaborar diagnóstico e propostas para a definição do espaço físico para guarda de documentação de valor intermediário e permanente do Município;
X - avaliar a documentação e definir prazos de guarda e destinação documental;
XI - definir critérios de avaliação e de recolhimento de documentos por amostragem;
XII - elaborar proposta para a política municipal de preservação de documentos digitais;
XIII - propor programas e/ou ações de recuperação e preservação de acervos em situação de risco;
XIV - convocar especialistas de outras áreas para auxiliar a execução das atribuições do Comitê, sempre que necessário;
XV - recomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental do Município;
XVI - propor que sejam declarados de interesse público e social de arquivos privados, que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento do Município, nos termos do art. 12 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
XVII - divulgar os resultados alcançados à sociedade e às instâncias competentes; e
XVIII - zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais expedidos pelo SIARQ/POA.

Composição do Comitê Gerencial

a) Coordenador da Divisão de Gestão Documental (DGD), da Coordenação de Desenvolvimento Organizacional (CDO), da SMAP, que o presidirá;
b) 1 (um) Procurador da Procuradoria-Geral do Município (PGM);
c) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), sendo 1 (um) do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV);
d) 1 (um) representante da Diretoria-Geral de Transparência Pública (DGTP), da Secretaria Municipal de Transparência e Controladoria Geral (SMTC);
e) 1 (um) representante da Coordenação de Tecnologia da Informação e Geoprocessamento (CTIG), da SMPAE;
f) 1 (um) Auditor de Controle Interno da Contadoria-Geral do Município, da Secretaria Municipal da Fazenda (SMF)
g) 1 (um) servidor com formação de nível superior em História;
h) 1 (um) arquivista da Secretaria Municipal de Administração e Patrimônio (SMAP);
i) representantes de outros órgãos que sejam convidados pela Presidência do SIARQ/POA, conforme necessidade.

Órgão Gestor

É constituído pela Coordenação de Gestão Documental (CGD) e tem as seguintes competências:

I - elaborar, segundo princípios arquivísticos, as diretrizes para o estabelecimento e implantação da gestão documental no Município;
II - elaborar estudos e diagnósticos para subsidiar as ações do SIARQ/POA;
III - elaborar os instrumentos arquivísticos que serão implantados nos órgãos;
IV - orientar os Órgãos Executivos para a implantação das diretrizes e aplicação dos instrumentos de gestão documental;
V - aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos;
VI - participar da definição de padrões de tipologias documentais;
VII - orientar a adequação de espaços para a guarda da documentação de caráter intermediário e permanente do Município;
VIII - participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;
IX - propor medidas para preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;
X - promover, em parceria com os demais órgãos representados no Comitê Gerencial, eventos culturais com o objetivo de difundir a gestão documental e o patrimônio documental do Município;
XI - difundir as ações de gestão documental e resultados alcançados;
XII - elaborar e divulgar relatórios periódicos sobre o andamento do processo de gestão documental nos órgãos; e
XIII - elaborar, em conjunto com o AHPAMV, parecer técnico sobre a identificação de acervos privados de interesse público e social do Município.

Órgãos Executivos

São representados por todos os órgãos da Administração Pública Municipal e têm as seguintes competências:

I - articular as unidades de trabalho que compõem o órgão para a implantação das diretrizes de gestão documental e das atividades propostas pelo Órgão Gestor, sob orientação deste;
II - aplicar os instrumentos de gestão documental na documentação produzida e/ou recebida pelo órgão, independente do suporte;
III - encaminhar a Listagem de Eliminação de Documentos para a apreciação e a aprovação pelo Órgão Gestor;
IV - promover atividades de divulgação e sensibilização no seu âmbito, visando à conscientização nos níveis político, administrativo e técnico sobre a importância da gestão documental;
V - atender as orientações e determinações do Comitê Gerencial, respondendo pela não observância das mesmas;
VI - constituir e coordenar grupos e comissões internas, em conjunto com o Órgão Gestor, para a implantação e aperfeiçoamento da gestão documental em seu âmbito de atuação;
VII - propor e organizar eventos de capacitação técnica dos servidores designados às atividades relacionadas à gestão documental;
VIII - elaborar relatórios anuais, encaminhando ao Comitê Gerencial, prestando contas do andamento do processo de gestão documental no respectivo órgão, bem como outras informações que sejam solicitadas neste âmbito;
IX - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais, que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental produzido pelo Município, observando a adequação do espaço físico e o acondicionamento de seu acervo documental; e
X - indicar representante para atuar como responsável pelo relacionamento do órgão com o SIARQ/POA.

Atas CPAD