Sistema de Arquivos de POA

Contatos

Unidade de Assessoramento de Arquivo (UASA)

Telefone:(51) 3289-1691

E-mail: smapsiarq@portoalegre.rs.gov.br

Instagram: @siarqportoalegre

 

Segundo a Lei Federal N¬ļ 8159 de 1991 √© dever do Poder P√ļblico a gest√£o e a prote√ß√£o especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio √† administra√ß√£o, √† cultura, ao desenvolvimento cient√≠fico e como elementos de prova e informa√ß√£o.

Essa mesma Lei traz o conceito de gestão documental que é o conjunto de atividades que tratam da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos até sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Com objetivo de atender a legisla√ß√£o federal, o Decreto Municipal n¬ļ 16.798 de 2010, instituiu o Sistema de Arquivos de Porto Alegre (SIARQ/POA), com o objetivo de promover a integra√ß√£o dos arquivos existentes no Munic√≠pio, al√©m de racionalizar e padronizar a produ√ß√£o documental, assegurar a prote√ß√£o e a preserva√ß√£o da documenta√ß√£o, facilitar o acesso ao patrim√īnio arquiv√≠stico p√ļblico e normatizar o tratamento da informa√ß√£o arquiv√≠stica a partir do uso de novas tecnologias e estabelecer a pol√≠tica de identifica√ß√£o dos documentos privados de interesse p√ļblico e social do Munic√≠pio.

√Č por meio da implementa√ß√£o e gerenciamento do Sistema de Arquivos de Porto Alegre (SIARQ/POA) que a gest√£o documental √© ampliada no √Ęmbito de toda a Prefeitura.

Sua estrutura √© composta pelo Comit√™ Gerencial, pelo √ďrg√£o Gestor e pelos √ďrg√£os Executivos.

Comitê Gerencial

Tem as seguintes competências:

I ‚Äď estabelecer a pol√≠tica e diretrizes para a gest√£o documental na Administra√ß√£o Municipal;
II - propor a√ß√Ķes estrat√©gicas para o aperfei√ßoamento e a implanta√ß√£o da pol√≠tica de gest√£o documental no Munic√≠pio;
III - atuar como inst√Ęncia decis√≥ria da pol√≠tica arquiv√≠stica municipal;
IV - coordenar, criar condi√ß√Ķes e definir responsabilidades com rela√ß√£o √† implementa√ß√£o da pol√≠tica arquiv√≠stica municipal;
V - estimular a disponibilização de recursos financeiros e humanos necessários para a concretização das políticas de gestão documental;
VI - propor a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de gestão documental;
VII - coordenar, apoiar, articular e avaliar as a√ß√Ķes propostas pelo √ďrg√£o Gestor e/ou pelos demais membros do Comit√™;
VIII - elaborar alternativas de legislação ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da gestão documental do Município;
IX - elaborar diagnóstico e propostas para a definição do espaço físico para guarda de documentação de valor intermediário e permanente do Município;
X - avaliar a documentação e definir prazos de guarda e destinação documental;
XI - definir critérios de avaliação e de recolhimento de documentos por amostragem;
XII - elaborar proposta para a política municipal de preservação de documentos digitais;
XIII - propor programas e/ou a√ß√Ķes de recupera√ß√£o e preserva√ß√£o de acervos em situa√ß√£o de risco;
XIV - convocar especialistas de outras √°reas para auxiliar a execu√ß√£o das atribui√ß√Ķes do Comit√™, sempre que necess√°rio;
XV - recomendar provid√™ncias para a apura√ß√£o de atos lesivos ao patrim√īnio documental do Munic√≠pio;
XVI - propor que sejam declarados de interesse p√ļblico e social de arquivos privados, que contenham fontes relevantes para a hist√≥ria e o desenvolvimento do Munic√≠pio, nos termos do art. 12 da Lei Federal n¬ļ¬†8.159, de 8 de janeiro de 1991;
XVII - divulgar os resultados alcan√ßados √† sociedade e √†s inst√Ęncias competentes; e
XVIII - zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais expedidos pelo SIARQ/POA.

Composição do Comitê Gerencial

a) Coordenador da Divisão de Gestão Documental (DGD), da Coordenação de Desenvolvimento Organizacional (CDO), da SMAP, que o presidirá;
b) 1 (um) Procurador da Procuradoria-Geral do Município (PGM);
c) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), sendo 1 (um) do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV);
d) 1 (um) representante da Diretoria-Geral de Transpar√™ncia P√ļblica (DGTP), da Secretaria Municipal de Transpar√™ncia e Controladoria Geral (SMTC);
e) 1 (um) representante da Coordenação de Tecnologia da Informação e Geoprocessamento (CTIG), da SMPAE;
f) 1 (um) Auditor de Controle Interno da Contadoria-Geral do Município, da Secretaria Municipal da Fazenda (SMF)
g) 1 (um) servidor com formação de nível superior em História;
h) 1 (um) arquivista da Secretaria Municipal de Administra√ß√£o e Patrim√īnio (SMAP);
i) representantes de outros órgãos que sejam convidados pela Presidência do SIARQ/POA, conforme necessidade.

 

√ďrg√£o Gestor

√Č constitu√≠do pela Coordena√ß√£o de ¬†Gest√£o Documental (CGD) e tem as seguintes compet√™ncias:

I - elaborar, segundo princípios arquivísticos, as diretrizes para o estabelecimento e implantação da gestão documental no Município;
II - elaborar estudos e diagn√≥sticos para subsidiar as a√ß√Ķes do SIARQ/POA;
III - elaborar os instrumentos arquivísticos que serão implantados nos órgãos;
IV - orientar os √ďrg√£os Executivos para a implanta√ß√£o das diretrizes e aplica√ß√£o dos instrumentos de gest√£o documental;
V - aprovar as Listagens de Elimina√ß√£o de Documentos, encaminhadas pelos √ďrg√£os Executivos;
VI - participar da defini√ß√£o de padr√Ķes de tipologias documentais;
VII - orientar a adequação de espaços para a guarda da documentação de caráter intermediário e permanente do Município;
VIII - participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;
IX - propor medidas para preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;
X - promover, em parceria com os demais √≥rg√£os representados no Comit√™ Gerencial, eventos culturais com o objetivo de difundir a gest√£o documental e o patrim√īnio documental do Munic√≠pio;
XI - difundir as a√ß√Ķes de gest√£o documental e resultados alcan√ßados;
XII - elaborar e divulgar relatórios periódicos sobre o andamento do processo de gestão documental nos órgãos; e
XIII - elaborar, em conjunto com o AHPAMV, parecer t√©cnico sobre a identifica√ß√£o de acervos privados de interesse p√ļblico e social do Munic√≠pio.


 



 

√ďrg√£os Executivos

S√£o representados por todos os √≥rg√£os da Administra√ß√£o P√ļblica Municipal e t√™m as seguintes compet√™ncias:

I - articular as unidades de trabalho que comp√Ķem o √≥rg√£o para a implanta√ß√£o das diretrizes de gest√£o documental e das atividades propostas pelo √ďrg√£o Gestor, sob orienta√ß√£o deste;
II - aplicar os instrumentos de gestão documental na documentação produzida e/ou recebida pelo órgão, independente do suporte;
III - encaminhar a Listagem de Elimina√ß√£o de Documentos para a aprecia√ß√£o e a aprova√ß√£o pelo √ďrg√£o Gestor;
IV - promover atividades de divulga√ß√£o e sensibiliza√ß√£o no seu √Ęmbito, visando √† conscientiza√ß√£o nos n√≠veis pol√≠tico, administrativo e t√©cnico sobre a import√Ęncia da gest√£o documental;
V - atender as orienta√ß√Ķes e determina√ß√Ķes do Comit√™ Gerencial, respondendo pela n√£o observ√Ęncia das mesmas;
VI - constituir e coordenar grupos e comiss√Ķes internas, em conjunto com o √ďrg√£o Gestor, para a implanta√ß√£o e aperfei√ßoamento da gest√£o documental em seu √Ęmbito de atua√ß√£o;
VII - propor e organizar eventos de capacitação técnica dos servidores designados às atividades relacionadas à gestão documental;
VIII - elaborar relat√≥rios anuais, encaminhando ao Comit√™ Gerencial, prestando contas do andamento do processo de gest√£o documental no respectivo √≥rg√£o, bem como outras informa√ß√Ķes que sejam solicitadas neste √Ęmbito;
IX - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais, que norteiam a preserva√ß√£o e disponibiliza√ß√£o do patrim√īnio documental produzido pelo Munic√≠pio, observando a adequa√ß√£o do espa√ßo f√≠sico e o acondicionamento de seu acervo documental; e
X - indicar representante para atuar como responsável pelo relacionamento do órgão com o SIARQ/POA.

 

 

Atas CPAD

Abaixo, est√£o dispon√≠veis as Atas de reuni√Ķes da Comiss√£o Permanente de Avalia√ß√£o Documental.¬†

Ata 01_CPAD_19/05/2011
Ata 02_CPAD_31/05/2011
Ata 03_CPAD_09/06/2011
Ata 04_CPAD_16/06/2011
Ata 05_CPAD_11/08/2011
Ata 06_CPAD_18/08/2011
Ata 07_CPAD_22/09/2011

Ata 01_CPAD_18/04/2012


Ata 02_CPAD_28/08/2014
Ata 03_CPAD_11/09/2014
Ata 04_CPAD_17/10/2014


Ata 01_CPAD_08/10/2015
Ata 02_CPAD_27/11/2015


Ata 01_CPAD_15/08/2017
Ata 02_CPAD_14/09/2017
Ata 03_CPAD_06/12/2017


Ata 01_CPAD_16/10/2019
Ata 02_CPAD_13/11/2019


Ata 01_CPAD_22/01/2020
 

Atas Comitê Gerencial

A partir de 2021, as Atas do Comitê Gerencial estão disponíveis aqui.