Assessoria em Gestão Documental

Assessoria, orientação técnica e coordenação metodológica para todos os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal integrantes do Sistema de Arquivos de Porto Alegre (SIARQ/POA).

O serviço visa padronizar os procedimentos de gestão documental, garantir a segurança jurídica das informações institucionais, preservar a memória pública e modernizar os fluxos de trabalho documentais e de protocolo.

O que você pode solicitar neste serviço (Escopo de Atuação):

• Orientação Técnica e Diagnósticos: Suporte na organização de acervos arquivísticos, melhoria das condições de armazenamento, preservação de documentos e avaliação de fluxos de trabalho.
• Eliminação de Documentos: Orientação e validação dos procedimentos legais para descarte de documentos públicos sem valor permanente.
• Transferência e Recolhimento: Instruções para a transferência e/ou recolhimento adequado de acervos documentais.
• Padronização e Requisitos: Esclarecimento de dúvidas sobre normas, padrões de protocolo e requisitos de segurança para sistemas de gestão arquivística de documentos e informações.
• Avaliação de Instalações: Agendamento de visitas técnicas para acompanhamento e avaliação sistemática das práticas operacionais e infraestrutura das unidades setoriais de arquivo e protocolo.

 

Requisitos / Documentos Necessários

• O serviço é direcionado exclusivamente a servidores públicos municipais e órgãos da Administração Direta e Indireta de Porto Alegre.
• Forma de solicitação: Envio de e-mail institucional detalhando a demanda, o setor solicitante e a necessidade específica de assessoria.

 

Principais Etapas do Serviço

1. Abertura do Chamado: O órgão municipal envia a demanda para o e-mail da UASA.
2. Análise Técnica: A equipe da UASA analisa a solicitação e, se necessário, agenda uma reunião alinhada ou uma visita técnica para elaboração de diagnóstico.
3. Atendimento e Parecer: Emissão de orientações técnicas, notas instrutivas, relatórios de acompanhamento ou validação de listagens (como as de eliminação), conforme a natureza do pedido.

 

Previsão de Prazo para Realização

• Resposta inicial / Agendamento de reuniões: Até 3 dias úteis.
• Emissão de orientações técnicas complexas ou relatórios de diagnóstico: Sob consulta, a depender da complexidade do acervo ou do fluxo analisado.

 

Formas de Prestação de Serviço

• Atendimento por e-mail, telefone, reuniões virtuais ou visitas técnicas presenciais previamente agendadas nas unidades setoriais.

 

Legislação

Decreto nº 16.798, de 21 de setembro de 2010: Institui o Sistema de Arquivos do Município de Porto Alegre (SIARQ/POA), disciplina instâncias de deliberação, desenvolvimento, execução e controle da gestão documental.

Decreto municipal no 17.480, de 22 de novembro de 2011: Estabelece o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), da Administração Municipal de Porto Alegre, em consonância com o decreto nº 16.798, de 21 de setembro de 2010, e alterações posteriores, e define normas para a classificação, avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.

Decreto nº 21.363, de 3 de fevereiro de 2022: Estabelece o Regimento Interno da Secretaria Municipal de Administração e Patrimônio (SMAP), no âmbito da Administração Centralizada, da Prefeitura Municipal de Porto Alegre (PMPA).